LA COMPAÑIA
Back to topTérminos y Condiciones de Uso
Los siguientes términos y condiciones (los “Términos y Condiciones”) rigen el uso que usted le dé a este sitio web y a cualquiera de los contenidos disponibles por o a través de él, incluyendo cualquier contenido derivado del mismo (el “Sitio Web”) o de la familia de productos de la marca registrada ControlRoll® que ha puesto a su disposición el Sitio Web. Podemos cambiar los Términos y Condiciones de vez en cuando, en cualquier momento, las cuales notificaremos a los correos electrónicos de cada usuario registrado en nuestros productos y servicios. AL USAR EL SITIO WEB, USTED ACEPTA Y ESTÁ DE ACUERDO CON ESTOS TÉRMINOS Y CONDICIONES. Si usted no está de acuerdo con estos Términos y Condiciones, no puede tener acceso al mismo ni usarlo de ninguna otra manera.
La Compañía ControlRoll®: marca registrada dedicada al desarrollo de productos y servicios tecnológicos, suscribe que el uso de los productos y servicios así como la compra o modalidad SAAS(Software as a Service) implica que usted ha leído y aceptado los términos y condiciones de uso estipulados a continuación. Todos los productos y servicios que son ofrecidos bajo el dominio controlroll.com o marca ControlRoll® estarán sujetos a estas condiciones y se entenderán los mismos para cada uno si en él no se menciona diferencia por algún producto o servicio.
1) Familia de Productos y Servicios de ControlRoll
1.1 ControlRoll ERPa: Plataforma principal que contiene los módulos Comercial, RRHH, Operaciones, Remuneraciones y Facturación.
1.2 ControlRoll App: Aplicación Android que da extensión móvil a principales necesidades del ERPa.Incluye el módulo de FaceID que registra de manera fácil tanto marcaciones de asistencia(Entada Laboral, Salida Laboral, Inicio de Colación, Término de Colación), como firmar electrónicamente documentación laboral y realizar controles de rondas.
1.3 PortalDelColaborador.com: Tanto su sitio web www.portaldelcolaborador.com como la aplicacion PortalDelColaborador pertenecen a la marca registrada ControlRoll®, las cuales ofrecemos a ustedes para brindar un mejor servicio, contacto y atención hacia sus empleados.Es una herramienta innovadora que le permitirá estar en contacto continuo con los trabajadores, quienes podrán acceder a él a través de un ordenador o un dispositivo móvil con acceso a internet.En el portal del colaborador los empleados podrán acceder a sus liquidaciones de sueldo, hacer solicitudes en línea, visualizar su convenios y/ o beneficios, verificar su planificación mensual, asistencias diarias y obtener documentos laborales esenciales para él, siendo estos configurables por la empresa(empleador).El acceso a este portal será exclusivo para cada trabajador, quienes podrán ingresar en cualquier momento con una clave personal que sólo será de conocimiento para él, dando la seguridad de la información y los datos que allí se muestren o ingresen; podrá actualizar su información de contacto(correo electrónico y número de teléfono) además de establecer un contacto continuo y directo con el empleador, aumentando la interacción entre ambos y facilitando la comunicación, la cual será mucho más rápida y sencilla.
2) Modalidad SaaS “Software as a Service” o Software como un Servicio
Esta modalidad entrega la posibilidad de ocupar un producto o servicio de ControlRoll® no exclusivo de manera instantánea, compartida, escalable, configurable y segura. Con esto logramos dar la posibilidad de atender a empresas tanto de 10 trabajadores como de 5000 sin hacerlos invertir en grandes costos de infraestructura, enlaces, seguridad y mantenciones locales en su misma compañía, todo está en la “nube” o “cloud service”; data center especializados, seguros y que nos brindan garantías a nivel mundial poder garantizar a usted el 100 % de sus datos con uptime de servicios por sobre el 99,95 % anual.Esta modalidad desplazó a las antiguas versiones inhouse(infraestructura de servidores dentro de su compañía) sobre todo por la seguridad de la información, la baja escalabilidad al momento de crecer o altos costos de seguridad, personal, licencias, entre otros grandes beneficios. Con la modalidad SaaS al ser un servicio, estamos en constante mejoramiento gracias a las entradas de usuarios del portal “dinos lo que quieres”, análisis de ticket de soporte, actualizaciones laborales, mejoras de rendimiento y / o funcionamiento. Es por esto que su producto o servicio siempre estará a la vanguardia.Nuestro equipo de I+D “Innovación y Desarrollo” está en constante monitoreo y aplicando nuevas tecnologías para estar siempre un paso adelante, actualizaciones de seguridad, proponiendo nuevas mejoras, tratando de impactar lo menos posible con su actual funcionamiento, ergonomía, flujo o vista. Estas mejoras se aplican a su versión realizando un “proceso de actualización” las que se clasifican y notifican con anterioridad según el impacto que tendrá la misma. Su versión de manera predeterminada está configurada para recibir estas últimas actualizaciones de manera automática lo que da derecho al uso de la mesa de soporte para usuarios; www.controlroll.com/soporte y soporte@controlroll.com. Es importante mencionar que si usted no cuenta con la última versión de ControlRoll no dispondrá de mesa de soporte para usuarios. Es por ello, que se entiende y acepta que el soporte para usuarios estará incluido si y sólo si, tiene la última versión, esto no implica que al no tenerla no pueda solicitar soporte y la actualización de su versión sin costo alguno.
2.1) Planes de Recuperación - DRP - BCP
2.2) Políticas de Almacenamiento y Subida de Archivos: ControlRoll bajo contrato SaaS garantiza espacio ilimitado por cada versión con un máximo de 2mb por archivo de subida, de requerir un aumento de este máximo se debe considerar un storage adicional de 1TB lo cual tiene un costo de USD 500 por cada 1TB en la facturación mensual del servicio, para optar por este adicional deberá contactar a su consultor a cargo.
3) Proceso de Actualización de Versión Una vez que nuestro equipo de I + D finaliza un desarrollo, adecuación, mejora o corrección de algún producto o servicio ellos entregan la tarea al equipo de soporte y QA quienes son los última instancia de testeo y verificación de lo realizado. Una vez que tenemos este segundo visto bueno se programa la actualización a su versión de producción dejando registro y material de la adecuación, modificación o nuevo funcionamiento en el link que incluirá la notificación. Notificación que será informada a todos los usuarios, key user e interlocutor de cada versión que apliquen ser informados según el o los módulos contratados, para ellos tenemos 3 escenarios y se describen como:
3.1) Actualización de Impacto Mínimo
No cambia Vista o funcionamiento.Imperceptible para los usuarios. Tiempo de aviso: Mínimo 1 hora de anticipación.
3.2) Actualización de Impacto Medio
Tiene pequeños cambios de Vista y/ o Funcionamiento.Se envía manual de uso, explicando cambio y detalle de lo realizado.
Tiempo de aviso: Mínimo 1 día hábil de anticipación.
3.3) Actualización de Impacto Alto
Tiene cambios de Vista o Funcionamiento nuevos.
Se envía manual de uso, explicando cambio y el porqué. Adicionalmente se ofrece capacitación remota sin costo para el cliente.
Tiempo de aviso: Mínimo 5 días hábiles de anticipación.
3.4) Reinicio del Servicio Programado
Tiene como finalidad aplicar mejoras en el servicio tales como: mejoras de seguridad, infraestructura, mejoras en proceso de análisis de información, mejora en proceso de respaldo de información, entre otros.
Tiempo de aviso: Mínimo 1 hora de anticipación (máximo 3 min de baja de servicio).
3.5) Reinicio del Servicio No Porgramado
Este tipo de notificación se envía de forma instantánea con ejecución inmediata cuando nuestro proveedor de data center nos informa, generalmente este reinicio de servicio son realizados para aplicar actualizaciones de seguridad críticas que detecte el proveedor en sus servicios, garantizando el traspaso inmediato de esta mejora a todos nuestro servicio de clientes activos.
Tiempo de aviso: Reinicio Instantáneo (máximo 3 min de baja de servicio).
4) Mesa de Soporte a Usuarios ControlRoll® dispone plataforma web www.controlroll.com/soporte donde podran encontrar videotutoriales e información de cada módulo de ControlRoll ERP, ControlRoll App y FaceID Asistencias. Esta información es pública pero también existen links a datos propios de cada versión y es posible que se requiera iniciar sesión. Adicionalmente el equipo de soporte y QA por medio de ticket creados automáticamente al enviar un correo electrónico a soporte@controlroll.com en horarios de Lunes a Viernes hábil de 09:00 a 18:00 horas(GMT - 4) estará respondiendo dudas, inquietudes, requerimientos y en general dando soporte a los USUARIOS; entiéndase como USUARIO a un perfil de la compañía Cliente que fue capacitado por personal de ControlRoll® y que ese usuario cuenta con dicha acta de capacitación firmada(tal como indica el punto “4) Perfiles Participantes Válidos:”. Cada USUARIO cuenta con un correo electrónico que fue ingresado por el KEY USER de su versión al momento de crear la cuenta, es por ello y por su seguridad que solo se aceptarán solicitudes que provengan de ese correo electrónico.
4.1) Perfiles Participantes Válidos Para mantener un uso adecuado, coordinado y jerárquicamente bajo control en el funcionamiento y configuración de su producto o servicio se mantendrá un esquema único e inamovible de comunicación para lograr un entendido claro y en conocimiento de todos los involucrados. Para ello, primero debemos definir los Perfiles, comenzando por el lado del CLIENTE como perfil único “INTERLOCUTOR VÁLIDO”; Persona competente, con habilidades de implementación, que generare equipos, avances y mantenga una relación sana en base al respeto y buenas prácticas con el objetivo de lograr una correcta implementación y mantención de ControlRoll. Este perfil declarado en el “FORMULARIO NUEVA EMPRESA” al inicio del proyecto por el CLIENTE. Este perfil único, solo puede ser revocado o cambiado por el mismo o en su ausencia por Representante Legal de la empresa Cliente que contrató el servicio, en este último presentando escritura pública original y certificado que acredite la vigencia de poder ante su CONSULTOR, quien internamente realizará dicha gestión. Jerárquicamente y más abajo lo siguen los “KEY USER DE MÓDULO” estos KEY USER son nombrados por el INTERLOCUTOR VÁLIDO y se designan por cada módulo contratado. Estos tienen la misión, autoridad y objetivo de velar por el correcto y alineado funcionamiento de la configuración del módulo según lo estándar propuesto por ControlRoll® y las políticas internas de cada compañía, ellos autorizan cualquier cambio o desarrollo adicional y tendrán la facultad de aprobar esfuerzos que incluso pudieran tener costos asociados. El uso da aceptación de lo antes mencionado y es de entero conocimiento por cada key user. Por último y más abajo tenemos a los USUARIOS que fueron creados, capacitados y dotados de accesos según perfiles configurados por el KEY USER en apoyo del CONSULTOR y que cuenta con una evaluación suficiente según acta de capacitación firmada la que originó un certificado de usuario válido. Por el lado de ControlRoll® tenemos al perfil “CONSULTOR” y es designado internamente según la expertis al producto o servicio contratado por el perfil “LIDER DE CONSULTORIA”; máxima autoridad en el equipo de consultoría local, equipo liderado por la GERENCIA DE OPERACIONES LATAM por COO. Cada perfil antes nombrado estará claramente identificado en el tablero de configuración de acceso y perfiles de su producto o servicio, pues ahí es donde se mantendrá como dato mínimo el Nombre, N° de cédula, ciudadanía o Pasaporte, N° de Teléfono y Correo Electrónico. Datos válidos y actualizados por cada usuario. Es importante señalar que los datos no se verán de manera jerárquica, es decir, un USUARIO no podrá ver el correo electrónico o número de teléfono de un KEY USER, un KEY USER no podrá ver el N° pasaporte de un INTERLOCUTOR y así sucesivamente. ControlRoll® se compromete a un trato digno, en base al respeto y buenas prácticas. CLIENTE y ControlRoll® nos comprometemos a no generar/aceptar faltas de respeto, agresividad y/o sesgos de malas prácticas hacia y dentro de nuestra organización y/o nuestro personal, nos comprometemos a trabajar como equipo, en base a una relación a largo plazo y nos comprometemos a realizar todos los ajustes que sean necesarios para lograr el objetivo. .
5) Canales de Soporte Válidos Los dos canales de soporte y comunicación entre los distintos perfiles participantes son los únicos considerados para el cálculo y cumplimiento de los SLA establecidos en estos términos y condiciones, es por ello que se recomienda como buena práctica ajustar internamente en su compañía los procedimientos con el fin de lograr el uso de estos canales y no otro.
Canal 1) E-MAIL soporte@controlroll.com; Mesa de soporte gratuita e incluida en cada servicio SaaS. Consultores tanto de nivel 1 y 2 recibirán tus consultas, en algunos generando ticket de atención o bien respuestas rápidas según manuales electrónicos. Esta mesa de soporte esta disponible de lunes a viernes de 09:00 a 18:00 hrs. Revise los tiempos de SLA ofrecidos en este canal.
Canal 2) TELEFÓNICA; Mesa de soporte adicional y opcional, enfocada en usuarios críticos o bien que requieren una atención prioritaria, Tiene un valor adicional mensual por usuario cuenta con consultores nivel 1 y 2 e incluso desarrolladores para adecuaciones menores, ellos atenderán los llamados registrando motivo, tiempos y en algunos casos grabación de la conversación para estudios de calidad o como respaldo de definiciones tomadas ahí.
Los usuarios podrán realizar una solicitud mediante su sesión iniciada directamente al administrador de versión configurado.
Una vez habilitado el servicio; debajo del menú principal aparecerá tanto el número telefónico como el botón para generar códigos de atención (que deberá ingresar cuando llame a la mesa de soporte en la opción 1, opción 1)
El valor se agregará automáticamente a su factura en el periodo que haya habilitado a algún usuario, y se descontará de la misma manera desde el mes siguiente desde cuando haya deshabilitado esta opción a algún usuario. Su valorización es mensual y no se proporciona a los días de uso. El no uso de un usuario habilitado con dicha opción no impide su facturación. Este nuevo item que aparecerá en su facturación mantendrá las mismas condiciones de pago de su actual contrato SaaS y se regulará con las mismas condiciones que ahí se señalan.
6) Adecuaciones y Desarrollos Adicionales Cada versión de ControlRoll es única e independiente y podrá ser modificada a gusto del cliente según la viabilidad y aprobación de costos que esta pudiera requerir. Para ello se deberá levantar un requerimiento a soporte@controlroll.com donde será el equipo de soporte N1 quien solicitará todo lo necesario para formalizar dicho requerimiento, lo que desencadenará en una propuesta técnico comercial o PTC donde se requerirá la aprobación de al menos el key user del módulo que se verá afectado más el Consultor ControlRoll de la versión que se modificará.
7) Garantías:
Disponibilidad: ControlRoll se responsabiliza por la disponibilidad del servicio en un 99,95 % del tiempo anual. Si existiera un tiempo superior en offline se descontará el proporcional de su facturación.
Datos: ControlRoll garantiza sus datos en un 100 % con 12 horas de anterioridad, mediante una póliza de seguro incluida en su tarifa, es decir ante cualquier evento que impidiera acceder a su infraestructura en productivo, se pondrá a disposición la infraestructura redundante con los datos del último respaldo que en ningún caso será superior a 12 horas.Esto garantizado mediante una Indemnización de hasta 10 veces el monto total del servicio.
Transacciones: ControlRoll cuenta con un seguro que garantiza a todos los usuarios y todas las operaciones realizadas dentro del dominio https://www.controlroll.com con hasta 25.000 USD por cada transacción.
Permanencia: queremos que permanezcas con nosotros en base un servicio de calidad que, por cláusulas de permanencia, es por ello que ControlRoll garantiza la exclusión de cláusulas de permanencia de todo contrato y a todo evento, esto da la libertad renunciar al servicio cuando lo desees, solo te recomendamos dar aviso a adm@controlroll.com para detener el ciclo de facturación cuando lo desees.
Uso: ControlRoll no se responsabiliza por los resultados obtenidos por la manipulación de los usuarios dentro de la solución. ControlRoll entrega cada versión con una configuración estándar de su país y de su total conocimiento que acepta en el acta de GO-Live en cada implementación, por lo que cualquier configuración de cálculos, lógicas y datos obtenidos de la manipulación de usuarios o de su versión es de su exclusiva responsabilidad. Sin embargo, ControlRoll dispondrá de todos los medios probatorios, registros de incidencias, eventos y log que se cuenten de cada operación realizada en su versión a su disposición.
Organismos externos: ControlRoll trabaja diariamente en las nuevas disposiciones y reglamentos de cada país, actualizaciones de normativas o bien solicitudes por controlroll.com/labs en busca de atender las mejores prácticas y poder informarte en el prevenir multas de organismos externos, sin embargo, no podemos garantizarte que serán suficientes para evitar el 100 % de penalizaciones por organismos externos. Ahora en encuestas realizadas a nuestros clientes 9 / 10 declaran que han ahorrado penalizaciones por la oportuna información alertada por ControlRoll.
8) Canales válidos de Pagos
Chile
ControlRoll Ltda.
Rut: 76.436.003-6
Banco Estado de Chile
Cuenta: ********** (debe iniciar sesión o escribir a adm@controlroll.com)
SWIFT: ********** (debe iniciar sesión o escribir a adm@controlroll.com)
Colombia:
ControlRoll Colombia.
NIT: 901321547-2
Banco Caja Social
Cuenta:********** (debe iniciar sesión o escribir a adm@controlroll.com)
SWIFT: ********** (debe iniciar sesión o escribir a adm@controlroll.com)
9) Condiciones especiales para uso de productos
9.1) ControlRoll ERPa a) Si un dispositivo que utiliza ControlRoll App para el control de asistencias tiene entre sus configuraciones la opción “Obtener Geolocalización” activa, se requiere que la instalación en la cual está ubicado este dispositivo tenga configurada una tolerancia de distancia en metros, a fin de que al realizar el personal de esta instalación sus marcaciones de asistencia a través de este dispositivo, estas puedan asociarse de forma automática a su planificación sin quedar fuera de tolerancias de ubicación.
b) Toda configuración vigente en su versión es de su exclusiva responsabilidad y se entenderá como aceptada conforme el solo hecho de no existir un ticket a soporte con alguna objeción por el usuario que la interpreta. Es por ello que se recomienda auditar internamente cada configuración de proceso, cálculo o lógica realizada al momento de la puesta en marcha en su compañia.
c) El tiempo de espera de cierre de sesión por inactividad, estándar para todos los usuarios, es de 120 minutos no configurables por versión.
9.2) ControlRoll App
a) Todo dispositivo móvil que utilice nuestra app de ControlRoll, debe contar con la última versión disponible en Play Store de ésta, a fin de contar con las mejoras constantes que se realizan para el buen funcionamiento de la app y evitar inconvenientes que se puedan presentar por desactualización de la misma.
b) Para el funcionamiento correcto de ControlRoll App en la realización del control de asistencia facial, se debe contar con un enrolamiento óptimo del trabajador, para lo que se requiere que este contenga el 70 % de su rostro, estar estáticos, no hacer uso de lentes, gorras o algún tipo de sombrero, además de que el proceso de enrolamiento debe ser realizado de forma frontal a la cámara del dispositivo y en un lugar con luminosidad.
c) Se recomienda que los dispositivos de uso de FaceID cuenten con la app “Quick Support” de la herramienta TeamViewer instalada en ellos, a fin de poder contar con nuestro soporte técnico para revisión del dispositivo, en caso contrario, no se podrá hacer revisión de este.
d) ControlRoll App garantiza el funcionamiento solo en dispositivos móviles de tipo Celular, esto no quiere decir que en dispositivos tipo Tablet la app no funcione, pero ControlRoll no entregara soporte relacionado a dispositivos distintos de celulares compatibles.
e) Como optimización en la calidad de imágenes y videos tanto en el control de rondas como en el control de servicio, a contar de la versión 4.0 sólo se permitirá enviar 10 archivos multimedia (imágenes o videos) por cada ronda o control de servicio realizado en ControlRoll APP.
f) Cada cierto tiempo ControlRoll APP solicitará un re-enrolamiento a los colaboradores, con el fin de actualizar y obtener nuevos aspectos o rasgos físicos de los colaboradores que pudieran haber cambiado en un determinado tiempo, a fin de evitar inconvenientes en el reconocimiento facial de estos, por lo que al momento de realizar algun tipo de marcación de asistencia, le aparecerá un mensaje indicando que el colaborador requiere un \"re-enrolamiento\".
g) La ubicación que envía la app a ControlRoll siempre corresponde a la última detectada por el GPS del dispositivo, la cual puede variar por condiciones climáticas ya que el funcionamiento de la aplicación es primero dar prioridad al servicio de obtención de latitud y longitud mediante el GPS del dispositivo si las condiciones climáticas no lo permiten (nubosidad densa por ejemplo) se procede a realizar obtención de la ubicación a través de triangulación mediante las antenas de comunicación de la compañía contratada para el servicio de internet móvil o WI-FI de dicho dispositivo, esta última opción NO es 100% precisa ya que dependerá de la calidad de señal de triangulación de cada compañía.
h) Para lograr un correcto uso, alineado a la directrices chilenas, se recomienda, mantener cualquier información de ubicación y contacto de la compañía al día y concordante con la registrada en el servicio de impuestos internos.
i) Para Clientes que implementen FaceID, se debe tener en cuenta que a pesar de ser una solución certificada por la dirección del trabajo de Chile, esta no garantiza que no puedan ser infraccionados si al momento de la fiscalización no se cumple con al menos estos requisitos mínimos:
9.3) Portal del Colaborador WEB y APP
El único acceso al portal del colaborador es a través del link www.portaldelcolaborador.com o de la APP Portal del Colaborador(PDC) descargable desde Play Store o App Store.
a) Todo dispositivo móvil que utilice nuestra app del Portal del Colaborador, debe contar con la última versión disponible en Play Store o App Store de ésta, a fin de contar con las mejoras constantes que se realizan para el buen funcionamiento de la app y evitar inconvenientes que se puedan presentar por desactualización de la misma.
b) La clave de acceso para el portal del colaborador es independiente del código PIN asignado de forma aleatoria al colaborador para el control de asistencias.Esta clave de acceso puede ser modificada por cada usuario cuando así lo requiera y para esto solo debe seguir los pasos de recuperación de la misma desde la web.
c) El acceso al portal del colaborador es permitido a todo colaborador que tenga o no una cuenta como empleador asociada y/o vigente. Esta solución se ofrece libremente para los colaboradores y para las empresas mandantes y su principal objetivo es dar visibilidad a la información que como colaborador le compete.
d) El Colaborador solo podrá ver o gestionar la información de su portal hasta la fecha: i) Que la empresa empleadora sea Cliente de ControlRoll ii) Que su fecha de finiquito o desvinculación de la empresa empleadora haya registrado en el módulo de RRHH. iii) Que la empresa empleadora inhabilite alguna opción disponible según políticas internas de ésta.
Con esto podemos garantizar que las empresas que deseen solicitar a la dirección correspondiente la autorización para el manejo de documentación electrónica centralizada, cumpla con Dictamen Nº789/15 de 16.12.2015, que a priori son: a) Acceso vía web por parte de un fiscalizador de la Dirección del Trabajo al sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral, mediante la consulta del Rut del empleador, ya sea desde una terminal de este Servicio, o bien, mediante computadores ubicados en el domicilio del empleador. b) Asegurar al fiscalizador un acceso irrestricto a la información almacenada, de forma permanente, sin obstáculos, y que la interconexión electrónica garantice el adecuado resguardo de la información. c) Permitir la impresión de la documentación laboral y su certificación digital si corresponde. d) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir. El mismo pronunciamiento, describe detalladamente los documentos laborales que pueden ser objeto de almacenamiento, creación y firma electrónica, como también los criterios a seguir para evaluar la procedencia de cualquier otro tipo de documento que nazca a causa de la relación laboral. Desde el punto de vista de los requisitos para el uso de la plataforma por parte de los trabajadores, según la doctrina institucional (Ordinario Nº4890 de 17.12.2003), se estima que: a) Los trabajadores deben consentir expresamente que la documentación laboral sea generada, firmada y remitida electrónicamente. b) El sistema debe enviar de forma automática, el documento generado electrónicamente al email de uso particular que el trabajador haya informado.
e) La firma electrónica facial de documentos laborales será tan válida como una de puño y letra, logrando garantizar que cada firma facial se realizará mediante la App con su enrolamiento de FaceID según Ley #19799 sobre SOBRE DOCUMENTOS ELECTRONICOS, FIRMA ELECTRONICA Y SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN DE DICHA FIRMA.
f) La información recopilada por nuestro reconocimiento facial tanto para marcaciones como para firma electrónica, es almacenada en nuestros servidores encriptada y solo es compartida con usuarios que su empleador autorice con sus respectivos accesos de visualización de información.
g) La información proporcionada sobre geo-referencia por nuestras APP solo será utilizada a modo de validación según parametrización de cada empleador para la aceptación automática de su marcación en el control de asistencia, NO es excluyente, la marcación siempre será registrada y almacenada en nuestros servidores.
h) PDC para dispositivos IOS, nuestras políticas basadas en reconocimiento facial para la aplicación compatibles con IOS varían ya que se acogen a las políticas de la compañía Apple, la verificación de autenticidad del colaborador se realiza de manera local en cada dispositivo Apple. ControlRoll garantiza que la firma electrónica y/o marcación FaceID la realiza el colaborador dueño del dispositivo por nuestro proceso de vinculación del dispositivo a la cuenta PDC mediante código de seguridad enviado al correo personal del colaborador al momento de iniciar sesión por primera vez en un dispositivo no vinculado. La captura de imagen en el proceso de firma electrónica y marcación FaceID NO se realiza en versión PDC IOS por políticas de privacidad en el uso de autentificación local de Apple. 10) TERMINOS Y CONDICIONES DE USO BOTÓN DE PÁNICO
Botón de Pánico es un módulo de ControlRoll disponible para ControlRoll App en Android y configurable desde ControlRoll Web que se habilita por el interlocutor del Cliente con privilegios para ello, acto el cual se entiende que usted acepta estos términos y condiciones de uso para la versión en donde habilita y todos los usuarios que lo ocuparan. Se definen a priori los siguientes alcances, términos y condiciones de uso.
Alcance de la solución: con el objetivo de estar siempre brindando nuevas herramientas a nuestros clientes, se ha puesto a disposición el módulo botón de pánico que dará la posibilidad de en algún caso de ser necesario el usuario que dispone de ControlRoll App previamente vinculado y con versión vigente podrá activar dicho botón de pánico, generando alertas pánico tipo notificación por 4 tipos de canales a grupos de reacción previamente configurados, siempre que la liberación del medio requerido para estos canales este disponible desde el teléfono que originó el botón de pánico:
1) Canal de Correo Electrónico: El dispositivo que origino el boton de panico debe tener como medio internet con acceso a los servidores de www.controlroll.com
2) Llamada telefónica: El dispositivo que originó el boton de panico debe tener como medio internet con acceso a los servidores de www.controlroll.com
3) SMS: El dispositivo que originó el boton de panico debe tener como medio internet con acceso a los servidores de www.controlroll.com
4) Notificación Push: El dispositivo que originó el boton de panico debe tener como medio internet con acceso a los servidores de www.controlroll.com
* Medio internet: algunos teléfonos pueden tener internet que no sea suficiente para una conexión estable y por ende no establece una conexión segura a internet. Es importante mencionar esto ya que es un “botón de pánico” donde al presionar debemos procurar en hacer llegar esa acción a el o los destinatarios previamente configurados. Recomendamos evaluar in situ la mejor cobertura del ISP que proporciona el internet en el lugar donde se dispondrá esta solución.
Importante: En todos los puntos, solo se requiere acceso a los servidores de ControlRoll y serán estos los que generan la llamada, sms, smtp o notificación push, garantizando en un 99,95% la notificación de pánico a los distintos grupos de reacción que se tengan configurados previamente.
No es requisito que el teléfono tenga plan de llamados, o acceso a enviar sms. Solo deberá tener acceso a los servidores de ControlRoll mediante internet.
Entonces, dejando claro la importancia de una conexión estable a internet, dejamos definido el alcance como una solución que tendrá ControlRoll App que al activarla por un usuario, esta notificará a los servidores de ControlRoll y este último notificará a un grupo de reacción previamente configurado por 4 tipo de canales antes mencionados.
Condiciones de Uso del Botón de Pánico:
1) Este módulo es parte integral de ControlRoll por lo que se mantienen todos los otros términos y condiciones de uso que no se hayan modificado exclusivamente para este módulo.
2) Se extienden las prohibiciones, responsabilidades y condiciones comerciales que dieron origen al contrato SaaS.
3) ControlRoll garantiza en un 99,95% generar la alerta por los canales que se hayan configurado en el grupo de reacción. Dejando logs de trazabilidad de todas las instancias del proceso.
4) ControlRoll no se hace responsable por una utilización indebida por parte del Cliente ni tampoco por daños o perjuicios que pueda provocar esta solución.
5) En el caso de SMS y Llamado de los receptores de la alerta de pánico generada, estos deben tener cobertura del ISP que otorga servicio a sus teléfonos con el fin de poder recibir el SMS o llamada respectivamente.
6) Una vez activado el botón de pánico de una versión, esta generará alertas a los canales del grupo de reacción configurado hasta que un usuario del Cliente con privilegios en ControlRoll Web detenga esta alerta, indicando un mensaje del por qué, esto podría estar generando llamados, sms, notificaciones push email por largos periodos hasta la desactivación manual. El interlocutor válido no podrá solicitar a la mesa de soporte o consultor asignado la detención de este.
7) Una vez transcurridas 6 horas hábiles el botón dejará de notificar a los grupos de reacción, quedando el botón en estado activo y sin detención de manera permanente los cuales podrá ver y exportar cuando lo requiera.
8) ControlRoll Web enviará de manera periódica mediante correo electrónico un formato resumen de los botones de pánico activados detenidos, activados sin detención, su tiempo de vida y observaciones de cada activación al interlocutor y key user del módulo como mínimo, adicionalmente podrá agregar más usuarios.
9) ControlRoll no notificará a los SMS o números telefónicos que estén dentro de una lista roja que mantiene, la cual se llena por cada cliente que indica que no quiere recibir SMS o llamados de nuestras centrales telefónicas, esto para mantener equilibrio en ley del consumidor Art. 28 B o ley CAN-SPAM.se notificara a interlocutor y key user del módulo si algún número de teléfono configurado en algún grupo entra a esta lista roja privada de ControlRoll y será esta notificación la suficiente para darse por enterado de la no notificación a contar de la fecha que ahí se señalará.
10) Al momento de habilitar un botón este se facturará de manera mensual como base 30 días. Si elimina un botón antes de los 30 días, este permanecerá disponible hasta los 30 días de que se facturan y el sistema lo elimina automáticamente cumplido los 30 días.
11) El servicio se facturará como una fila adicional y éste estará sujeto a las condiciones comerciales pactadas en el contrato de SaaS de origen.
12) El no pago del servicio podría incurrir en corte del servicio, quedando inhabilitado el módulo botón de pánico para todos los botones creados.
11) POLÍTICAS DE RESPALDO
ControlRoll Ltda. garantizará a sus clientes la disponibilidad de la información ingresada en un 100% de integridad con un desfase de hasta doce (12) Horas de anterioridad desde cuando el CLIENTE la solicitó. La información del CLIENTE será respaldada diaria, semanal y mensualmente, resguardando hasta un año de antigüedad, al menos 3 respaldos por mes. El CLIENTE podrá solicitar rollback de estos respaldos cuando lo requiera sin excepción y/o costo alguno, solo el representante legal o interlocutor encomendado por él podrá solicitarla mediante correo electrónico donde se publicará en un ambiente de testing con código de cliente NN00.
1- Respaldo Diario: ControlRoll Ltda. realiza 2 respaldo diario de información uno a las 13:30 y otro a las 01:30 hora local de cada país, estos son almacenados por un mes calendario.
2- Respaldo Mensual: ControlRoll almacena mensualmente 3 respaldos correspondientes al día 01, 15 y 31 del mes con horario 13:30, estos respaldos se almacenan por un máximo de un año calendario.
Transcurridos 30 días cada respaldo es traspasado a un unidad NAS ubicada en los data center de Google, en una ubicación física distinta a los servidores de producción. 12) POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO DE CORREOS
ControlRoll Ltda. garantizará a sus clientes la disponibilidad de correos enviados desde su versión con un máximo de 60 días de antigüedad, es decir, que periódicamente se están eliminando estos. De requerir acceder a información de correos de los últimos 60 días debe hacer una solicitud formal mediante los canales correspondientes, la información disponible contiene:
1- Lista de destinatarios
2- Lista de correos copia
3- Lista de correos copia oculta
4- Asunto del correo
5- Cuerpo del correo (formato HTML)
6- Fecha de envío
7- Usuario y fecha de registro
Transcurridos 60 días desde que se envió el correo este será eliminado de la base de datos, NO quedando disponible para acceder a la información antes mencionada.
Tips y Buenas Prácticas
Última actualización 16 de Octubre del 2020
La Compañía ControlRoll®: marca registrada dedicada al desarrollo de productos y servicios tecnológicos, suscribe que el uso de los productos y servicios así como la compra o modalidad SAAS(Software as a Service) implica que usted ha leído y aceptado los términos y condiciones de uso estipulados a continuación. Todos los productos y servicios que son ofrecidos bajo el dominio controlroll.com o marca ControlRoll® estarán sujetos a estas condiciones y se entenderán los mismos para cada uno si en él no se menciona diferencia por algún producto o servicio.
1) Familia de Productos y Servicios de ControlRoll
1.1 ControlRoll ERPa: Plataforma principal que contiene los módulos Comercial, RRHH, Operaciones, Remuneraciones y Facturación.
1.2 ControlRoll App: Aplicación Android que da extensión móvil a principales necesidades del ERPa.Incluye el módulo de FaceID que registra de manera fácil tanto marcaciones de asistencia(Entada Laboral, Salida Laboral, Inicio de Colación, Término de Colación), como firmar electrónicamente documentación laboral y realizar controles de rondas.
1.3 PortalDelColaborador.com: Tanto su sitio web www.portaldelcolaborador.com como la aplicacion PortalDelColaborador pertenecen a la marca registrada ControlRoll®, las cuales ofrecemos a ustedes para brindar un mejor servicio, contacto y atención hacia sus empleados.Es una herramienta innovadora que le permitirá estar en contacto continuo con los trabajadores, quienes podrán acceder a él a través de un ordenador o un dispositivo móvil con acceso a internet.En el portal del colaborador los empleados podrán acceder a sus liquidaciones de sueldo, hacer solicitudes en línea, visualizar su convenios y/ o beneficios, verificar su planificación mensual, asistencias diarias y obtener documentos laborales esenciales para él, siendo estos configurables por la empresa(empleador).El acceso a este portal será exclusivo para cada trabajador, quienes podrán ingresar en cualquier momento con una clave personal que sólo será de conocimiento para él, dando la seguridad de la información y los datos que allí se muestren o ingresen; podrá actualizar su información de contacto(correo electrónico y número de teléfono) además de establecer un contacto continuo y directo con el empleador, aumentando la interacción entre ambos y facilitando la comunicación, la cual será mucho más rápida y sencilla.
2) Modalidad SaaS “Software as a Service” o Software como un Servicio
Esta modalidad entrega la posibilidad de ocupar un producto o servicio de ControlRoll® no exclusivo de manera instantánea, compartida, escalable, configurable y segura. Con esto logramos dar la posibilidad de atender a empresas tanto de 10 trabajadores como de 5000 sin hacerlos invertir en grandes costos de infraestructura, enlaces, seguridad y mantenciones locales en su misma compañía, todo está en la “nube” o “cloud service”; data center especializados, seguros y que nos brindan garantías a nivel mundial poder garantizar a usted el 100 % de sus datos con uptime de servicios por sobre el 99,95 % anual.Esta modalidad desplazó a las antiguas versiones inhouse(infraestructura de servidores dentro de su compañía) sobre todo por la seguridad de la información, la baja escalabilidad al momento de crecer o altos costos de seguridad, personal, licencias, entre otros grandes beneficios. Con la modalidad SaaS al ser un servicio, estamos en constante mejoramiento gracias a las entradas de usuarios del portal “dinos lo que quieres”, análisis de ticket de soporte, actualizaciones laborales, mejoras de rendimiento y / o funcionamiento. Es por esto que su producto o servicio siempre estará a la vanguardia.Nuestro equipo de I+D “Innovación y Desarrollo” está en constante monitoreo y aplicando nuevas tecnologías para estar siempre un paso adelante, actualizaciones de seguridad, proponiendo nuevas mejoras, tratando de impactar lo menos posible con su actual funcionamiento, ergonomía, flujo o vista. Estas mejoras se aplican a su versión realizando un “proceso de actualización” las que se clasifican y notifican con anterioridad según el impacto que tendrá la misma. Su versión de manera predeterminada está configurada para recibir estas últimas actualizaciones de manera automática lo que da derecho al uso de la mesa de soporte para usuarios; www.controlroll.com/soporte y soporte@controlroll.com. Es importante mencionar que si usted no cuenta con la última versión de ControlRoll no dispondrá de mesa de soporte para usuarios. Es por ello, que se entiende y acepta que el soporte para usuarios estará incluido si y sólo si, tiene la última versión, esto no implica que al no tenerla no pueda solicitar soporte y la actualización de su versión sin costo alguno.
2.1) Planes de Recuperación - DRP - BCP
2.2) Políticas de Almacenamiento y Subida de Archivos: ControlRoll bajo contrato SaaS garantiza espacio ilimitado por cada versión con un máximo de 2mb por archivo de subida, de requerir un aumento de este máximo se debe considerar un storage adicional de 1TB lo cual tiene un costo de USD 500 por cada 1TB en la facturación mensual del servicio, para optar por este adicional deberá contactar a su consultor a cargo.
3) Proceso de Actualización de Versión Una vez que nuestro equipo de I + D finaliza un desarrollo, adecuación, mejora o corrección de algún producto o servicio ellos entregan la tarea al equipo de soporte y QA quienes son los última instancia de testeo y verificación de lo realizado. Una vez que tenemos este segundo visto bueno se programa la actualización a su versión de producción dejando registro y material de la adecuación, modificación o nuevo funcionamiento en el link que incluirá la notificación. Notificación que será informada a todos los usuarios, key user e interlocutor de cada versión que apliquen ser informados según el o los módulos contratados, para ellos tenemos 3 escenarios y se describen como:
3.1) Actualización de Impacto Mínimo
No cambia Vista o funcionamiento.Imperceptible para los usuarios. Tiempo de aviso: Mínimo 1 hora de anticipación.
3.2) Actualización de Impacto Medio
Tiene pequeños cambios de Vista y/ o Funcionamiento.Se envía manual de uso, explicando cambio y detalle de lo realizado.
Tiempo de aviso: Mínimo 1 día hábil de anticipación.
3.3) Actualización de Impacto Alto
Tiene cambios de Vista o Funcionamiento nuevos.
Se envía manual de uso, explicando cambio y el porqué. Adicionalmente se ofrece capacitación remota sin costo para el cliente.
Tiempo de aviso: Mínimo 5 días hábiles de anticipación.
3.4) Reinicio del Servicio Programado
Tiene como finalidad aplicar mejoras en el servicio tales como: mejoras de seguridad, infraestructura, mejoras en proceso de análisis de información, mejora en proceso de respaldo de información, entre otros.
Tiempo de aviso: Mínimo 1 hora de anticipación (máximo 3 min de baja de servicio).
3.5) Reinicio del Servicio No Porgramado
Este tipo de notificación se envía de forma instantánea con ejecución inmediata cuando nuestro proveedor de data center nos informa, generalmente este reinicio de servicio son realizados para aplicar actualizaciones de seguridad críticas que detecte el proveedor en sus servicios, garantizando el traspaso inmediato de esta mejora a todos nuestro servicio de clientes activos.
Tiempo de aviso: Reinicio Instantáneo (máximo 3 min de baja de servicio).
4) Mesa de Soporte a Usuarios ControlRoll® dispone plataforma web www.controlroll.com/soporte donde podran encontrar videotutoriales e información de cada módulo de ControlRoll ERP, ControlRoll App y FaceID Asistencias. Esta información es pública pero también existen links a datos propios de cada versión y es posible que se requiera iniciar sesión. Adicionalmente el equipo de soporte y QA por medio de ticket creados automáticamente al enviar un correo electrónico a soporte@controlroll.com en horarios de Lunes a Viernes hábil de 09:00 a 18:00 horas(GMT - 4) estará respondiendo dudas, inquietudes, requerimientos y en general dando soporte a los USUARIOS; entiéndase como USUARIO a un perfil de la compañía Cliente que fue capacitado por personal de ControlRoll® y que ese usuario cuenta con dicha acta de capacitación firmada(tal como indica el punto “4) Perfiles Participantes Válidos:”. Cada USUARIO cuenta con un correo electrónico que fue ingresado por el KEY USER de su versión al momento de crear la cuenta, es por ello y por su seguridad que solo se aceptarán solicitudes que provengan de ese correo electrónico.
4.1) Perfiles Participantes Válidos Para mantener un uso adecuado, coordinado y jerárquicamente bajo control en el funcionamiento y configuración de su producto o servicio se mantendrá un esquema único e inamovible de comunicación para lograr un entendido claro y en conocimiento de todos los involucrados. Para ello, primero debemos definir los Perfiles, comenzando por el lado del CLIENTE como perfil único “INTERLOCUTOR VÁLIDO”; Persona competente, con habilidades de implementación, que generare equipos, avances y mantenga una relación sana en base al respeto y buenas prácticas con el objetivo de lograr una correcta implementación y mantención de ControlRoll. Este perfil declarado en el “FORMULARIO NUEVA EMPRESA” al inicio del proyecto por el CLIENTE. Este perfil único, solo puede ser revocado o cambiado por el mismo o en su ausencia por Representante Legal de la empresa Cliente que contrató el servicio, en este último presentando escritura pública original y certificado que acredite la vigencia de poder ante su CONSULTOR, quien internamente realizará dicha gestión. Jerárquicamente y más abajo lo siguen los “KEY USER DE MÓDULO” estos KEY USER son nombrados por el INTERLOCUTOR VÁLIDO y se designan por cada módulo contratado. Estos tienen la misión, autoridad y objetivo de velar por el correcto y alineado funcionamiento de la configuración del módulo según lo estándar propuesto por ControlRoll® y las políticas internas de cada compañía, ellos autorizan cualquier cambio o desarrollo adicional y tendrán la facultad de aprobar esfuerzos que incluso pudieran tener costos asociados. El uso da aceptación de lo antes mencionado y es de entero conocimiento por cada key user. Por último y más abajo tenemos a los USUARIOS que fueron creados, capacitados y dotados de accesos según perfiles configurados por el KEY USER en apoyo del CONSULTOR y que cuenta con una evaluación suficiente según acta de capacitación firmada la que originó un certificado de usuario válido. Por el lado de ControlRoll® tenemos al perfil “CONSULTOR” y es designado internamente según la expertis al producto o servicio contratado por el perfil “LIDER DE CONSULTORIA”; máxima autoridad en el equipo de consultoría local, equipo liderado por la GERENCIA DE OPERACIONES LATAM por COO. Cada perfil antes nombrado estará claramente identificado en el tablero de configuración de acceso y perfiles de su producto o servicio, pues ahí es donde se mantendrá como dato mínimo el Nombre, N° de cédula, ciudadanía o Pasaporte, N° de Teléfono y Correo Electrónico. Datos válidos y actualizados por cada usuario. Es importante señalar que los datos no se verán de manera jerárquica, es decir, un USUARIO no podrá ver el correo electrónico o número de teléfono de un KEY USER, un KEY USER no podrá ver el N° pasaporte de un INTERLOCUTOR y así sucesivamente. ControlRoll® se compromete a un trato digno, en base al respeto y buenas prácticas. CLIENTE y ControlRoll® nos comprometemos a no generar/aceptar faltas de respeto, agresividad y/o sesgos de malas prácticas hacia y dentro de nuestra organización y/o nuestro personal, nos comprometemos a trabajar como equipo, en base a una relación a largo plazo y nos comprometemos a realizar todos los ajustes que sean necesarios para lograr el objetivo. .
5) Canales de Soporte Válidos Los dos canales de soporte y comunicación entre los distintos perfiles participantes son los únicos considerados para el cálculo y cumplimiento de los SLA establecidos en estos términos y condiciones, es por ello que se recomienda como buena práctica ajustar internamente en su compañía los procedimientos con el fin de lograr el uso de estos canales y no otro.
Canal 1) E-MAIL soporte@controlroll.com; Mesa de soporte gratuita e incluida en cada servicio SaaS. Consultores tanto de nivel 1 y 2 recibirán tus consultas, en algunos generando ticket de atención o bien respuestas rápidas según manuales electrónicos. Esta mesa de soporte esta disponible de lunes a viernes de 09:00 a 18:00 hrs. Revise los tiempos de SLA ofrecidos en este canal.
Canal 2) TELEFÓNICA; Mesa de soporte adicional y opcional, enfocada en usuarios críticos o bien que requieren una atención prioritaria, Tiene un valor adicional mensual por usuario cuenta con consultores nivel 1 y 2 e incluso desarrolladores para adecuaciones menores, ellos atenderán los llamados registrando motivo, tiempos y en algunos casos grabación de la conversación para estudios de calidad o como respaldo de definiciones tomadas ahí.
Valores por usuario de pago mensual: USD 99 + TAX.
El servicio se contrata mediante la administración de usuarios, en la sección IVR donde podrá habilitar esta opción a el o los usuarios que lo requiera.
Los usuarios podrán realizar una solicitud mediante su sesión iniciada directamente al administrador de versión configurado.
Una vez habilitado el servicio; debajo del menú principal aparecerá tanto el número telefónico como el botón para generar códigos de atención (que deberá ingresar cuando llame a la mesa de soporte en la opción 1, opción 1)
El valor se agregará automáticamente a su factura en el periodo que haya habilitado a algún usuario, y se descontará de la misma manera desde el mes siguiente desde cuando haya deshabilitado esta opción a algún usuario. Su valorización es mensual y no se proporciona a los días de uso. El no uso de un usuario habilitado con dicha opción no impide su facturación. Este nuevo item que aparecerá en su facturación mantendrá las mismas condiciones de pago de su actual contrato SaaS y se regulará con las mismas condiciones que ahí se señalan.
6) Adecuaciones y Desarrollos Adicionales Cada versión de ControlRoll es única e independiente y podrá ser modificada a gusto del cliente según la viabilidad y aprobación de costos que esta pudiera requerir. Para ello se deberá levantar un requerimiento a soporte@controlroll.com donde será el equipo de soporte N1 quien solicitará todo lo necesario para formalizar dicho requerimiento, lo que desencadenará en una propuesta técnico comercial o PTC donde se requerirá la aprobación de al menos el key user del módulo que se verá afectado más el Consultor ControlRoll de la versión que se modificará.
7) Garantías:
Disponibilidad: ControlRoll se responsabiliza por la disponibilidad del servicio en un 99,95 % del tiempo anual. Si existiera un tiempo superior en offline se descontará el proporcional de su facturación.
Datos: ControlRoll garantiza sus datos en un 100 % con 12 horas de anterioridad, mediante una póliza de seguro incluida en su tarifa, es decir ante cualquier evento que impidiera acceder a su infraestructura en productivo, se pondrá a disposición la infraestructura redundante con los datos del último respaldo que en ningún caso será superior a 12 horas.Esto garantizado mediante una Indemnización de hasta 10 veces el monto total del servicio.
Transacciones: ControlRoll cuenta con un seguro que garantiza a todos los usuarios y todas las operaciones realizadas dentro del dominio https://www.controlroll.com con hasta 25.000 USD por cada transacción.
Permanencia: queremos que permanezcas con nosotros en base un servicio de calidad que, por cláusulas de permanencia, es por ello que ControlRoll garantiza la exclusión de cláusulas de permanencia de todo contrato y a todo evento, esto da la libertad renunciar al servicio cuando lo desees, solo te recomendamos dar aviso a adm@controlroll.com para detener el ciclo de facturación cuando lo desees.
Uso: ControlRoll no se responsabiliza por los resultados obtenidos por la manipulación de los usuarios dentro de la solución. ControlRoll entrega cada versión con una configuración estándar de su país y de su total conocimiento que acepta en el acta de GO-Live en cada implementación, por lo que cualquier configuración de cálculos, lógicas y datos obtenidos de la manipulación de usuarios o de su versión es de su exclusiva responsabilidad. Sin embargo, ControlRoll dispondrá de todos los medios probatorios, registros de incidencias, eventos y log que se cuenten de cada operación realizada en su versión a su disposición.
Organismos externos: ControlRoll trabaja diariamente en las nuevas disposiciones y reglamentos de cada país, actualizaciones de normativas o bien solicitudes por controlroll.com/labs en busca de atender las mejores prácticas y poder informarte en el prevenir multas de organismos externos, sin embargo, no podemos garantizarte que serán suficientes para evitar el 100 % de penalizaciones por organismos externos. Ahora en encuestas realizadas a nuestros clientes 9 / 10 declaran que han ahorrado penalizaciones por la oportuna información alertada por ControlRoll.
8) Canales válidos de Pagos
Chile
ControlRoll Ltda.
Rut: 76.436.003-6
Banco Estado de Chile
Cuenta: ********** (debe iniciar sesión o escribir a adm@controlroll.com)
SWIFT: ********** (debe iniciar sesión o escribir a adm@controlroll.com)
Colombia:
ControlRoll Colombia.
NIT: 901321547-2
Banco Caja Social
Cuenta:********** (debe iniciar sesión o escribir a adm@controlroll.com)
SWIFT: ********** (debe iniciar sesión o escribir a adm@controlroll.com)
9) Condiciones especiales para uso de productos
9.1) ControlRoll ERPa a) Si un dispositivo que utiliza ControlRoll App para el control de asistencias tiene entre sus configuraciones la opción “Obtener Geolocalización” activa, se requiere que la instalación en la cual está ubicado este dispositivo tenga configurada una tolerancia de distancia en metros, a fin de que al realizar el personal de esta instalación sus marcaciones de asistencia a través de este dispositivo, estas puedan asociarse de forma automática a su planificación sin quedar fuera de tolerancias de ubicación.
b) Toda configuración vigente en su versión es de su exclusiva responsabilidad y se entenderá como aceptada conforme el solo hecho de no existir un ticket a soporte con alguna objeción por el usuario que la interpreta. Es por ello que se recomienda auditar internamente cada configuración de proceso, cálculo o lógica realizada al momento de la puesta en marcha en su compañia.
c) El tiempo de espera de cierre de sesión por inactividad, estándar para todos los usuarios, es de 120 minutos no configurables por versión.
9.2) ControlRoll App
a) Todo dispositivo móvil que utilice nuestra app de ControlRoll, debe contar con la última versión disponible en Play Store de ésta, a fin de contar con las mejoras constantes que se realizan para el buen funcionamiento de la app y evitar inconvenientes que se puedan presentar por desactualización de la misma.
b) Para el funcionamiento correcto de ControlRoll App en la realización del control de asistencia facial, se debe contar con un enrolamiento óptimo del trabajador, para lo que se requiere que este contenga el 70 % de su rostro, estar estáticos, no hacer uso de lentes, gorras o algún tipo de sombrero, además de que el proceso de enrolamiento debe ser realizado de forma frontal a la cámara del dispositivo y en un lugar con luminosidad.
c) Se recomienda que los dispositivos de uso de FaceID cuenten con la app “Quick Support” de la herramienta TeamViewer instalada en ellos, a fin de poder contar con nuestro soporte técnico para revisión del dispositivo, en caso contrario, no se podrá hacer revisión de este.
d) ControlRoll App garantiza el funcionamiento solo en dispositivos móviles de tipo Celular, esto no quiere decir que en dispositivos tipo Tablet la app no funcione, pero ControlRoll no entregara soporte relacionado a dispositivos distintos de celulares compatibles.
e) Como optimización en la calidad de imágenes y videos tanto en el control de rondas como en el control de servicio, a contar de la versión 4.0 sólo se permitirá enviar 10 archivos multimedia (imágenes o videos) por cada ronda o control de servicio realizado en ControlRoll APP.
f) Cada cierto tiempo ControlRoll APP solicitará un re-enrolamiento a los colaboradores, con el fin de actualizar y obtener nuevos aspectos o rasgos físicos de los colaboradores que pudieran haber cambiado en un determinado tiempo, a fin de evitar inconvenientes en el reconocimiento facial de estos, por lo que al momento de realizar algun tipo de marcación de asistencia, le aparecerá un mensaje indicando que el colaborador requiere un \"re-enrolamiento\".
g) La ubicación que envía la app a ControlRoll siempre corresponde a la última detectada por el GPS del dispositivo, la cual puede variar por condiciones climáticas ya que el funcionamiento de la aplicación es primero dar prioridad al servicio de obtención de latitud y longitud mediante el GPS del dispositivo si las condiciones climáticas no lo permiten (nubosidad densa por ejemplo) se procede a realizar obtención de la ubicación a través de triangulación mediante las antenas de comunicación de la compañía contratada para el servicio de internet móvil o WI-FI de dicho dispositivo, esta última opción NO es 100% precisa ya que dependerá de la calidad de señal de triangulación de cada compañía.
h) Para lograr un correcto uso, alineado a la directrices chilenas, se recomienda, mantener cualquier información de ubicación y contacto de la compañía al día y concordante con la registrada en el servicio de impuestos internos.
i) Para Clientes que implementen FaceID, se debe tener en cuenta que a pesar de ser una solución certificada por la dirección del trabajo de Chile, esta no garantiza que no puedan ser infraccionados si al momento de la fiscalización no se cumple con al menos estos requisitos mínimos:
- 1) Cumplir las ordenanzas vigentes a la fecha de fiscalización y con ello llevar correctamente el registro de asistencia de tipo electrónico-computacional y a su vez cumplir con las regulaciones establecidas por la dirección del trabajo.
- 2) Mostrar Certificado de uso FaceID o bien la autorización de FaceID vigente (https://www.controlroll.com/CR.data.aspx?certificadodt).
- 3) Internet en los dispositivos móviles al momento de la fiscalización para ofrecer un medio para ser fiscalizados mediante el link: https://www.controlroll.com/login.aspx e iniciar sesión como Fiscalizador.
- 4) Facilitar al fiscalizador el código de acceso a su compañía, para que inicie sesión en el ambiente de fiscalizador, donde tendrá acceso a la información de reportería que se exige en el punto 2.7 de la ORD. 5843/133 del 2017. Código que puede generar mediante el siguiente manual: https://soportecontrolroll.com/ambiente-fiscalizador-de-controlroll/
según Ord.: 5843/133 punto 2.7-. El acceso para fiscalización remota deberá estar implementado sobre un sistema web con acceso HTTPS (TLS 1.2 o superior), el cuál debe disponer de credenciales de conexión para los funcionarios fiscalizadores. El acceso deberá ser dispuesto a través de un nombre de sitio web (en la forma https://www.nombredelsitio.cl).
- 5) Revise la parametrización del libro de asistencia y que ésta se ajuste a sus políticas y condiciones contractuales, esta configuración da origen a los reportes requeridos.
Ord.: 5843/199 punto 1.7 Reportes: las plataformas deben permitir a los respectivos funcionarios obtener, como mínimo, los siguientes reportes: a) Reporte de asistencia, b) Reporte de jornada, c) Reporte de días domingo y/o días festivos,d) Reporte de Modificaciones y/o alteraciones de sistemas de turnos: e) Reporte de exceso de jornada (diaria o semanal).
- 6) Al momento de vincular un teléfono, asegúrese de ingresar en el nombre de éste, el lugar con la dirección desde donde se realizarán las marcaciones de asistencia, ej: “Mall del Centro, Alameda #100, Santiago”.
Nota: Adicionalmente, se agrega al comprobante de marcación la ubicación obtenida desde GPS que haya considerado al momento de marcar, para que esta pueda ser representada en un mapa y con ella asegurar el cumplimiento al punto 1.6) de la ordenanza 5843/133 del 2017.
9.3) Portal del Colaborador WEB y APP
El único acceso al portal del colaborador es a través del link www.portaldelcolaborador.com o de la APP Portal del Colaborador(PDC) descargable desde Play Store o App Store.
a) Todo dispositivo móvil que utilice nuestra app del Portal del Colaborador, debe contar con la última versión disponible en Play Store o App Store de ésta, a fin de contar con las mejoras constantes que se realizan para el buen funcionamiento de la app y evitar inconvenientes que se puedan presentar por desactualización de la misma.
b) La clave de acceso para el portal del colaborador es independiente del código PIN asignado de forma aleatoria al colaborador para el control de asistencias.Esta clave de acceso puede ser modificada por cada usuario cuando así lo requiera y para esto solo debe seguir los pasos de recuperación de la misma desde la web.
c) El acceso al portal del colaborador es permitido a todo colaborador que tenga o no una cuenta como empleador asociada y/o vigente. Esta solución se ofrece libremente para los colaboradores y para las empresas mandantes y su principal objetivo es dar visibilidad a la información que como colaborador le compete.
d) El Colaborador solo podrá ver o gestionar la información de su portal hasta la fecha: i) Que la empresa empleadora sea Cliente de ControlRoll ii) Que su fecha de finiquito o desvinculación de la empresa empleadora haya registrado en el módulo de RRHH. iii) Que la empresa empleadora inhabilite alguna opción disponible según políticas internas de ésta.
Con esto podemos garantizar que las empresas que deseen solicitar a la dirección correspondiente la autorización para el manejo de documentación electrónica centralizada, cumpla con Dictamen Nº789/15 de 16.12.2015, que a priori son: a) Acceso vía web por parte de un fiscalizador de la Dirección del Trabajo al sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral, mediante la consulta del Rut del empleador, ya sea desde una terminal de este Servicio, o bien, mediante computadores ubicados en el domicilio del empleador. b) Asegurar al fiscalizador un acceso irrestricto a la información almacenada, de forma permanente, sin obstáculos, y que la interconexión electrónica garantice el adecuado resguardo de la información. c) Permitir la impresión de la documentación laboral y su certificación digital si corresponde. d) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir. El mismo pronunciamiento, describe detalladamente los documentos laborales que pueden ser objeto de almacenamiento, creación y firma electrónica, como también los criterios a seguir para evaluar la procedencia de cualquier otro tipo de documento que nazca a causa de la relación laboral. Desde el punto de vista de los requisitos para el uso de la plataforma por parte de los trabajadores, según la doctrina institucional (Ordinario Nº4890 de 17.12.2003), se estima que: a) Los trabajadores deben consentir expresamente que la documentación laboral sea generada, firmada y remitida electrónicamente. b) El sistema debe enviar de forma automática, el documento generado electrónicamente al email de uso particular que el trabajador haya informado.
e) La firma electrónica facial de documentos laborales será tan válida como una de puño y letra, logrando garantizar que cada firma facial se realizará mediante la App con su enrolamiento de FaceID según Ley #19799 sobre SOBRE DOCUMENTOS ELECTRONICOS, FIRMA ELECTRONICA Y SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN DE DICHA FIRMA.
f) La información recopilada por nuestro reconocimiento facial tanto para marcaciones como para firma electrónica, es almacenada en nuestros servidores encriptada y solo es compartida con usuarios que su empleador autorice con sus respectivos accesos de visualización de información.
g) La información proporcionada sobre geo-referencia por nuestras APP solo será utilizada a modo de validación según parametrización de cada empleador para la aceptación automática de su marcación en el control de asistencia, NO es excluyente, la marcación siempre será registrada y almacenada en nuestros servidores.
h) PDC para dispositivos IOS, nuestras políticas basadas en reconocimiento facial para la aplicación compatibles con IOS varían ya que se acogen a las políticas de la compañía Apple, la verificación de autenticidad del colaborador se realiza de manera local en cada dispositivo Apple. ControlRoll garantiza que la firma electrónica y/o marcación FaceID la realiza el colaborador dueño del dispositivo por nuestro proceso de vinculación del dispositivo a la cuenta PDC mediante código de seguridad enviado al correo personal del colaborador al momento de iniciar sesión por primera vez en un dispositivo no vinculado. La captura de imagen en el proceso de firma electrónica y marcación FaceID NO se realiza en versión PDC IOS por políticas de privacidad en el uso de autentificación local de Apple. 10) TERMINOS Y CONDICIONES DE USO BOTÓN DE PÁNICO
Botón de Pánico es un módulo de ControlRoll disponible para ControlRoll App en Android y configurable desde ControlRoll Web que se habilita por el interlocutor del Cliente con privilegios para ello, acto el cual se entiende que usted acepta estos términos y condiciones de uso para la versión en donde habilita y todos los usuarios que lo ocuparan. Se definen a priori los siguientes alcances, términos y condiciones de uso.
Alcance de la solución: con el objetivo de estar siempre brindando nuevas herramientas a nuestros clientes, se ha puesto a disposición el módulo botón de pánico que dará la posibilidad de en algún caso de ser necesario el usuario que dispone de ControlRoll App previamente vinculado y con versión vigente podrá activar dicho botón de pánico, generando alertas pánico tipo notificación por 4 tipos de canales a grupos de reacción previamente configurados, siempre que la liberación del medio requerido para estos canales este disponible desde el teléfono que originó el botón de pánico:
1) Canal de Correo Electrónico: El dispositivo que origino el boton de panico debe tener como medio internet con acceso a los servidores de www.controlroll.com
2) Llamada telefónica: El dispositivo que originó el boton de panico debe tener como medio internet con acceso a los servidores de www.controlroll.com
3) SMS: El dispositivo que originó el boton de panico debe tener como medio internet con acceso a los servidores de www.controlroll.com
4) Notificación Push: El dispositivo que originó el boton de panico debe tener como medio internet con acceso a los servidores de www.controlroll.com
* Medio internet: algunos teléfonos pueden tener internet que no sea suficiente para una conexión estable y por ende no establece una conexión segura a internet. Es importante mencionar esto ya que es un “botón de pánico” donde al presionar debemos procurar en hacer llegar esa acción a el o los destinatarios previamente configurados. Recomendamos evaluar in situ la mejor cobertura del ISP que proporciona el internet en el lugar donde se dispondrá esta solución.
Importante: En todos los puntos, solo se requiere acceso a los servidores de ControlRoll y serán estos los que generan la llamada, sms, smtp o notificación push, garantizando en un 99,95% la notificación de pánico a los distintos grupos de reacción que se tengan configurados previamente.
No es requisito que el teléfono tenga plan de llamados, o acceso a enviar sms. Solo deberá tener acceso a los servidores de ControlRoll mediante internet.
Entonces, dejando claro la importancia de una conexión estable a internet, dejamos definido el alcance como una solución que tendrá ControlRoll App que al activarla por un usuario, esta notificará a los servidores de ControlRoll y este último notificará a un grupo de reacción previamente configurado por 4 tipo de canales antes mencionados.
Condiciones de Uso del Botón de Pánico:
1) Este módulo es parte integral de ControlRoll por lo que se mantienen todos los otros términos y condiciones de uso que no se hayan modificado exclusivamente para este módulo.
2) Se extienden las prohibiciones, responsabilidades y condiciones comerciales que dieron origen al contrato SaaS.
3) ControlRoll garantiza en un 99,95% generar la alerta por los canales que se hayan configurado en el grupo de reacción. Dejando logs de trazabilidad de todas las instancias del proceso.
4) ControlRoll no se hace responsable por una utilización indebida por parte del Cliente ni tampoco por daños o perjuicios que pueda provocar esta solución.
5) En el caso de SMS y Llamado de los receptores de la alerta de pánico generada, estos deben tener cobertura del ISP que otorga servicio a sus teléfonos con el fin de poder recibir el SMS o llamada respectivamente.
6) Una vez activado el botón de pánico de una versión, esta generará alertas a los canales del grupo de reacción configurado hasta que un usuario del Cliente con privilegios en ControlRoll Web detenga esta alerta, indicando un mensaje del por qué, esto podría estar generando llamados, sms, notificaciones push email por largos periodos hasta la desactivación manual. El interlocutor válido no podrá solicitar a la mesa de soporte o consultor asignado la detención de este.
7) Una vez transcurridas 6 horas hábiles el botón dejará de notificar a los grupos de reacción, quedando el botón en estado activo y sin detención de manera permanente los cuales podrá ver y exportar cuando lo requiera.
8) ControlRoll Web enviará de manera periódica mediante correo electrónico un formato resumen de los botones de pánico activados detenidos, activados sin detención, su tiempo de vida y observaciones de cada activación al interlocutor y key user del módulo como mínimo, adicionalmente podrá agregar más usuarios.
9) ControlRoll no notificará a los SMS o números telefónicos que estén dentro de una lista roja que mantiene, la cual se llena por cada cliente que indica que no quiere recibir SMS o llamados de nuestras centrales telefónicas, esto para mantener equilibrio en ley del consumidor Art. 28 B o ley CAN-SPAM.se notificara a interlocutor y key user del módulo si algún número de teléfono configurado en algún grupo entra a esta lista roja privada de ControlRoll y será esta notificación la suficiente para darse por enterado de la no notificación a contar de la fecha que ahí se señalará.
10) Al momento de habilitar un botón este se facturará de manera mensual como base 30 días. Si elimina un botón antes de los 30 días, este permanecerá disponible hasta los 30 días de que se facturan y el sistema lo elimina automáticamente cumplido los 30 días.
11) El servicio se facturará como una fila adicional y éste estará sujeto a las condiciones comerciales pactadas en el contrato de SaaS de origen.
12) El no pago del servicio podría incurrir en corte del servicio, quedando inhabilitado el módulo botón de pánico para todos los botones creados.
11) POLÍTICAS DE RESPALDO
ControlRoll Ltda. garantizará a sus clientes la disponibilidad de la información ingresada en un 100% de integridad con un desfase de hasta doce (12) Horas de anterioridad desde cuando el CLIENTE la solicitó. La información del CLIENTE será respaldada diaria, semanal y mensualmente, resguardando hasta un año de antigüedad, al menos 3 respaldos por mes. El CLIENTE podrá solicitar rollback de estos respaldos cuando lo requiera sin excepción y/o costo alguno, solo el representante legal o interlocutor encomendado por él podrá solicitarla mediante correo electrónico donde se publicará en un ambiente de testing con código de cliente NN00.
1- Respaldo Diario: ControlRoll Ltda. realiza 2 respaldo diario de información uno a las 13:30 y otro a las 01:30 hora local de cada país, estos son almacenados por un mes calendario.
2- Respaldo Mensual: ControlRoll almacena mensualmente 3 respaldos correspondientes al día 01, 15 y 31 del mes con horario 13:30, estos respaldos se almacenan por un máximo de un año calendario.
Transcurridos 30 días cada respaldo es traspasado a un unidad NAS ubicada en los data center de Google, en una ubicación física distinta a los servidores de producción. 12) POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO DE CORREOS
ControlRoll Ltda. garantizará a sus clientes la disponibilidad de correos enviados desde su versión con un máximo de 60 días de antigüedad, es decir, que periódicamente se están eliminando estos. De requerir acceder a información de correos de los últimos 60 días debe hacer una solicitud formal mediante los canales correspondientes, la información disponible contiene:
1- Lista de destinatarios
2- Lista de correos copia
3- Lista de correos copia oculta
4- Asunto del correo
5- Cuerpo del correo (formato HTML)
6- Fecha de envío
7- Usuario y fecha de registro
Transcurridos 60 días desde que se envió el correo este será eliminado de la base de datos, NO quedando disponible para acceder a la información antes mencionada.
Tips y Buenas Prácticas
1) Evitar la opción “Rol de Turno auto.” que se encuentra en el tablero operaciones de la ficha del colaborador en el módulo de RRHH.
Principalmente recomendamos evitarlo ya que al no exigir rol y un usuario olvidará generar un proceso de desvinculación se estaría generando remuneración a colaborador sin alertar excepción de no tener rol planificado.
2) Generar procesos de remuneraciones de manera semanal
Con esto se puede visibilizar las excepciones de remuneraciones, ya sea por la parte operativa, rrhh u operaciones de manera temprana, logrando un proceso final de mes más expedito y visado.
3) Realizar las recomendaciones recibidas por alertas de ControlRoll
Cada alerta que llega a nivel de usuario es una configuración realizada por su gerencia o jerarquía superior que ha configurado dicha alerta según las políticas de su compañía. Esta alerta que recibe
es la acción a realizar alguna gestión de su cargo esta definida por su compañia. Por ejemplo si llega una alerta de personal con 'x' faltas consecutivas,
ésta es la acción a desvincular o al menos observar la situación para corregir con permisos o ingresos de asistencias tardías si aplicase. Otro ejemplo es una Alerta de marcación de FaceID fraudulenta;
Con esta alerta el usuario que la recibe debería generar amonestación, llamado de atención o bien lo que en su procedimiento interno la compañía haya configurado.
Lo importante es que la compañía configura una alerta para realizar una acción.
Términos y condiciones de uso 2024-2025Última actualización 16 de Octubre del 2020