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Términos y Condiciones de Uso

Los siguientes términos y condiciones (los “Términos y Condiciones”) rigen el uso que usted le dé a este sitio web y a cualquiera de los contenidos disponibles por o a través de él, incluyendo cualquier contenido derivado del mismo (el “Sitio Web”) o de la familia de productos de la marca registrada ControlRoll® que ha puesto a su disposición el Sitio Web. Podemos cambiar los Términos y Condiciones de vez en cuando, en cualquier momento, las cuales notificaremos a los correos electrónicos de cada usuario registrado en nuestros productos y servicios. AL USAR EL SITIO WEB, USTED ACEPTA Y ESTÁ DE ACUERDO CON ESTOS TÉRMINOS Y CONDICIONES. Si usted no está de acuerdo con estos Términos y Condiciones, no puede tener acceso al mismo ni usarlo de ninguna otra manera.
La Compañía ControlRoll®: marca registrada dedicada al desarrollo de productos y servicios tecnológicos, suscribe que el uso de los productos y servicios así como la compra o modalidad SAAS(Software as a Service) implica que usted ha leído y aceptado los términos y condiciones de uso estipulados a continuación. Todos los productos y servicios que son ofrecidos bajo el dominio controlroll.com o marca ControlRoll® estarán sujetos a estas condiciones y se entenderán los mismos para cada uno si en él no se menciona diferencia por algún producto o servicio.

1) Familia de Productos y Servicios de ControlRoll
1.1 ControlRoll ERPa: Plataforma principal que contiene los módulos Comercial, RRHH, Operaciones, Remuneraciones y Facturación.
1.2 ControlRoll App: Aplicación Android que da extensión móvil a principales necesidades del ERPa.Incluye el módulo de FaceID que registra de manera fácil tanto marcaciones de asistencia(Entada Laboral, Salida Laboral, Inicio de Colación, Término de Colación), como firmar electrónicamente documentación laboral y realizar controles de rondas.
1.3 PortalDelColaborador: Tanto su sitio web www.portaldelcolaborador.com como la aplicacion PortalDelColaborador pertenecen a la marca registrada ControlRoll®, las cuales ofrecemos a ustedes para brindar un mejor servicio, contacto y atención hacia sus empleados.Es una herramienta innovadora que le permitirá estar en contacto continuo con los trabajadores, quienes podrán acceder a él a través de un ordenador o un dispositivo móvil con acceso a internet.En el portal del colaborador los empleados podrán acceder a sus liquidaciones de sueldo, hacer solicitudes en línea, visualizar su convenios y/ o beneficios, verificar su planificación mensual, asistencias diarias y obtener documentos laborales esenciales para él, siendo estos configurables por la empresa(empleador).El acceso a este portal será exclusivo para cada trabajador, quienes podrán ingresar en cualquier momento con una clave personal que sólo será de conocimiento para él, dando la seguridad de la información y los datos que allí se muestren o ingresen; podrá actualizar su información de contacto(correo electrónico y número de teléfono) además de establecer un contacto continuo y directo con el empleador, aumentando la interacción entre ambos y facilitando la comunicación, la cual será mucho más rápida y sencilla.

2) Modalidad SaaS “Software as a Service” o Software como un Servicio
Esta modalidad entrega la posibilidad de ocupar un producto o servicio de ControlRoll® no exclusivo de manera instantánea, compartida, escalable, configurable y segura. Con esto logramos dar la posibilidad de atender a empresas tanto de 10 trabajadores como de 5000 sin hacerlos invertir en grandes costos de infraestructura, enlaces, seguridad y mantenciones locales en su misma compañía, todo está en la “nube” o “cloud service”; data center especializados, seguros y que nos brindan garantías a nivel mundial poder garantizar a usted el 100 % de sus datos con uptime de servicios por sobre el 99,95 % anual.Esta modalidad desplazó a las antiguas versiones inhouse(infraestructura de servidores dentro de su compañía) sobre todo por la seguridad de la información, la baja escalabilidad al momento de crecer o altos costos de seguridad, personal, licencias, entre otros grandes beneficios. Con la modalidad SaaS al ser un servicio, estamos en constante mejoramiento gracias a las entradas de usuarios del portal < a >“dinos lo que quieres”, análisis de ticket de soporte, actualizaciones laborales, mejoras de rendimiento y / o funcionamiento.Es por esto que su producto o servicio siempre estará a la vanguardia.Nuestro equipo de I+D “Innovación y Desarrollo” está en constante monitoreo y aplicando nuevas tecnologías para estar siempre un paso adelante, actualizaciones de seguridad, proponiendo nuevas mejoras, tratando de impactar lo menos posible con su actual funcionamiento, ergonomía, flujo o vista.Estas mejoras se aplican a su versión realizando un < a >“proceso de actualización” las que se clasifican y notifican con anterioridad según el impacto que tendrá la misma. Su versión de manera predeterminada está configurada para recibir estas últimas actualizaciones de manera automática lo que da derecho al uso de la mesa de soporte para usuarios; www.controlroll.com/soporte y soporte@controlroll.com. Es importante mencionar que si usted no cuenta con la última versión de ControlRoll no dispondrá de mesa de soporte para usuarios. Es por ello, que se entiende y acepta que el soporte para usuarios estará incluido si y sólo si, tiene la última versión, esto no implica que al no tenerla no pueda solicitar soporte y la actualización de su versión sin costo alguno.

3) Proceso de Actualización de Versión
Una vez que nuestro equipo de I + D finaliza un desarrollo, adecuación, mejora o corrección de algún producto o servicio ellos entregan la tarea al equipo de soporte y QA quienes son los última instancia de testeo y verificación de lo realizado. Una vez que tenemos este segundo visto bueno se programa la actualización a su versión de producción dejando registro y material de la adecuación, modificación o nuevo funcionamiento en el link que incluirá la notificación. Notificación que será informada a todos los usuarios, key user e interlocutor de cada versión que apliquen ser informados según el o los módulos contratados, para ellos tenemos 3 escenarios y se describen como:

3.1) Actualización de Impacto Mínimo
No cambia Vista o funcionamiento.Imperceptible para los usuarios. Tiempo de aviso: Mínimo 1 hora de anticipación.

3.2) Actualización de Impacto Medio
Tiene pequeños cambios de Vista y/ o Funcionamiento.Se envía manual de uso, explicando cambio y detalle de lo realizado.
Tiempo de aviso: Mínimo 1 día hábil de anticipación.

3.3) Actualización de Impacto Alto
Tiene cambios de Vista o Funcionamiento nuevos.
Se envía manual de uso, explicando cambio y el porqué. Adicionalmente se ofrece capacitación remota sin costo para el cliente.
Tiempo de aviso: Mínimo 5 días hábiles de anticipación.

4) Mesa de Soporte a Usuarios
ControlRoll® dispone para uso de sus usuarios de una plataforma web www.controlroll.com/soporte donde podran encontrar videotutoriales e información de cada módulo de ControlRoll ERP, ControlRoll App y FaceID Asistencias. Esta información es pública pero también existen links a datos propios de cada versión y es posible que se requiera iniciar sesión. Adicionalmente el equipo de soporte y QA por medio de ticket creados automáticamente al enviar un correo electrónico a soporte@controlroll.com en horarios de Lunes a Viernes hábil de 09:00 a 18:00 horas(GMT - 4) estará respondiendo dudas, inquietudes, requerimientos y en general dando soporte a los USUARIOS CONTROLROLL; entiéndase como USUARIO CONTROLROLL a un perfil de la compañía Cliente que fue capacitado por personal de ControlRoll® y que ese usuario cuenta con dicha acta de capacitación firmada(tal como indica el punto “4) Perfiles Participantes Válidos:”.Cada USUARIO CONTROLROLL cuenta con un correo electrónico que fue ingresado por el KEY USER de su versión al momento de crear la cuenta, es por ello y por su seguridad que solo se aceptaran solicitudes que provengan de ese correo electrónico.

4.1) Perfiles Participantes Válidos
Para mantener un uso adecuado, coordinado y jerárquicamente bajo control en el funcionamiento y configuración de su producto o servicio se mantendrá un esquema único e inamovible de comunicación para lograr un entendido claro y en conocimiento de todos los involucrados. Para ello, primero debemos definir los Perfiles, comenzando por el lado del CLIENTE como perfil único “INTERLOCUTOR VÁLIDO” a la persona que contrató el producto o servicio de una compañía y así se declaró, aceptó y firmó en el “FORMULARIO NUEVA EMPRESA” al inicio del proyecto. Este perfil único, solo puede ser revocado o cambiado por el mismo o en su ausencia por Representante Legal de la empresa Cliente que contrató el servicio, en este último presentando escritura pública original y certificado de dominio del CBRS vigente a su CONSULTOR, quien internamente realizará dicha gestión. Jerárquicamente y más abajo lo siguen los “KEY USER DE MÓDULO” estos KEY USER son nombrados por el INTERLOCUTOR VÁLIDO y se designan por cada módulo contratado. Estos tienen la misión, autoridad y objetivo de velar por el correcto y alineado funcionamiento de la configuración del módulo según lo estándar propuesto por ControlRoll® y las políticas internas de cada compañía, ellos autorizan cualquier cambio o desarrollo adicional y tendrán la facultad de aprobar esfuerzos que incluso pudieran tener costos asociados. El uso da aceptación de lo antes mencionado y es de entero conocimiento por cada key user. Por último y más abajo tenemos a los USUARIOS CONTROLROLL que fueron creados, capacitados y dotados de accesos según perfiles configurados por el KEY USER en apoyo del CONSULTOR y que cuenta con acta de capacitación firmada más una evaluación la cual fue entrega a su KEY USER.El último perfil “CONSULTOR” es por el lado de ControlRoll® y es designado internamente según el producto o servicio contratado. Cada perfil antes nombrado estará claramente identificado en el tablero de configuración de acceso y perfiles de su producto o servicio, pues ahí es donde se mantendrá como dato mínimo el Nombre, N° de cédula, ciudadanía o Pasaporte, N° de Teléfono y Correo Electrónico. Datos válidos y actualizados por cada usuario. Es importante señalar que los datos no se verán de manera jerárquica, es decir, un USUARIO CONTROLROLL no podrá ver el correo electrónico o número de teléfono de un KEY USER, un KEY USER no podrá ver el N° pasaporte de un INTERLOCUTOR y así sucesivamente.

5) Canales Válidos de Comunicación
Los dos canales de comunicación entre los distintos perfiles participantes son los únicos considerados para el cálculo y cumplimiento de los SLA establecidos en estos términos y condiciones, es por ello que se recomienda como buena práctica ajustar internamente en su compañía los procedimientos con fin de lograr el uso de estos canales y no otro.

Canal 1) Casilla soporte@controlroll.com; Se recibirá y gestionará todo correo que sea enviado desde una casilla existente como USUARIO CONTROLROLL en su versión y estos serán respondidos según los SLA ofrecidos. ver SLA ControRoll

Canal 2) Vía central telefónica dependiendo de cada país y si la versión dispone de a contratación de este servicio: Chile : 232144444, España: 93177053, Colombia: 031 4896883, Paraguay: 021 7289632.

6) Adecuaciones y Desarrollos Adicionales:
Cada versión de ControlRoll es única e independiente y podrá ser modificada a gusto del cliente según la viabilidad y aprobación de costos que esta pudiera requerir. Para ello se deberá levantar un requerimiento a soporte@controlroll.com donde será el equipo de soporte N1 quien solicitará todo lo necesario para formalizar dicho requerimiento, lo que desencadenará en una propuesta técnico comercial o PTC donde se requerirá la aprobación de al menos el key user del módulo que se verá afectado más el Consultor ControlRoll de la versión que se modificará.



7) Garantías:
Disponibilidad: ControlRoll se responsabiliza por la disponibilidad del servicio en un 99,99 % del tiempo anual. Si existiera un tiempo superior en offline se descontará el proporcional de su facturación.
Datos: ControlRoll garantiza sus datos en un 100 % con 12 horas de anterioridad, mediante una póliza de seguro incluida en su tarifa, es decir ante cualquier evento que impidiera acceder a su infraestructura en productivo, se pondrá a disposición la infraestructura redundante con los datos del último respaldo que en ningún caso será superior a 12 horas.Esto garantizado mediante una Indemnización de hasta 10 veces el monto total del servicio.
Transacciones: ControlRoll cuenta con un seguro que garantiza a todos los usuarios y todas las operaciones realizadas dentro del dominio https://www.controlroll.com con hasta 25.000 USD por cada transacción.
Permanencia: queremos que permanezcas con nosotros en base un servicio de calidad que, por cláusulas de permanencia, es por ello que ControlRoll garantiza la exclusión de cláusulas de permanencia de todo contrato y a todo evento, esto da la libertad renunciar al servicio cuando lo desees, solo te recomendamos dar aviso a adm@controlroll.com para detener el ciclo de facturación cuando lo desees.
Uso: ControlRoll no se responsabiliza por los resultados obtenidos por la manipulación de los usuarios dentro de la solución. ControlRoll entrega cada versión con una configuración estándar de su país y de su total conocimiento que acepta en el acta de GO-Live en cada implementación, por lo que cualquier configuración de cálculos, lógicas y datos obtenidos de la manipulación de usuarios o de su versión es de su exclusiva responsabilidad. Sin embargo, ControlRoll dispondrá de todos los medios probatorios, registros de incidencias, eventos y log que se cuenten de cada operación realizada en su versión a su disposición.
Organismos externos: ControlRoll trabaja diariamente en las nuevas disposiciones y reglamentos de cada país, actualizaciones de normativas o bien solicitudes por controlroll.com/labs en busca de atender las mejores prácticas y poder informarte en el prevenir multas de organismos externos, sin embargo, no podemos garantizarte que serán suficientes para evitar el 100 % de penalizaciones por organismos externos. Ahora en encuestas realizadas a nuestros clientes 9 / 10 declaran que han ahorrado penalizaciones por la oportuna información alertada por ControlRoll.


8) Canales válidos de Pagos:

Chile
ControlRoll Ltda.
Rut: 76.436.003-6
Banco Estado de Chile
Cuenta: 29170671919
SWIFT: BECHCLRM
Colombia:
ControlRoll Colombia.
NIT: 901321547-2
Banco Caja Social
Cuenta:21003872953
SWIFT: CASOCOBB



9) Condiciones especiales para uso de productos

9.1) ControlRoll ERPa
a) Si un dispositivo que utiliza ControlRoll App para el control de asistencias tiene entre sus configuraciones la opción “Obtener Geolocalización” activa, se requiere que la instalación en la cual está ubicado este dispositivo tenga configurada una tolerancia de distancia en metros, a fin de que al realizar el personal de esta instalación sus marcaciones de asistencia a través de este dispositivo, estas puedan asociarse de forma automática a su planificación sin quedar fuera de tolerancias de ubicación.

b) Toda configuración vigente en su versión es de su exclusiva responsabilidad y se entenderá como aceptada conforme el solo hecho de no existir un ticket a soporte con alguna objeción por el usuario que la interpreta. Es por ello que se recomienda auditar internamente cada configuración de proceso, cálculo o lógica realizada al momento de la puesta en marcha en su compañia.

9.2) ControlRoll App
a) Todo dispositivo móvil que utilice nuestra app de ControlRoll, debe contar con la última versión disponible en Play Store de ésta, a fin de contar con las mejoras constantes que se realizan para el buen funcionamiento de la app y evitar inconvenientes que se puedan presentar por desactualización de la misma.

b) Para el funcionamiento correcto de ControlRoll App en la realización del control de asistencia facial, se debe contar con un enrolamiento óptimo del trabajador, para lo que se requiere que este contenga el 70 % de su rostro, estar estáticos, no hacer uso de lentes, gorras o algún tipo de sombrero, además de que el proceso de enrolamiento debe ser realizado de forma frontal a la cámara del dispositivo y en un lugar con luminosidad.

c) Se recomienda que los dispositivos de uso de FaceID cuenten con la app “Quick Support” de la herramienta TeamViewer instalada en ellos, a fin de poder contar con nuestro soporte técnico para revisión del dispositivo, en caso contrario, no se podrá hacer revisión de este.



9.3) Portal del Colaborador WEB y APP
El único acceso al portal del colaborador es a través del link www.portaldelcolaborador.com o de la APP Portal del Colaborador(PDC) descargable desde Play Store.

a) Todo dispositivo móvil que utilice nuestra app del Portal del Colaborador, debe contar con la última versión disponible en Play Store de ésta, a fin de contar con las mejoras constantes que se realizan para el buen funcionamiento de la app y evitar inconvenientes que se puedan presentar por desactualización de la misma.

b) La clave de acceso para el portal del colaborador es independiente del código PIN asignado de forma aleatoria al colaborador para el control de asistencias.Esta clave de acceso puede ser modificada por cada usuario cuando así lo requiera y para esto solo debe seguir los pasos de recuperación de la misma desde la web.

c) El acceso al portal del colaborador es permitido a todo colaborador que tenga o no una cuenta como empleador asociada y/o vigente. Esta solución se ofrece libremente para los colaboradores y para las empresas mandantes y su principal objetivo es dar visibilidad a la información que como colaborador le compete.

d) El Colaborador solo podrá ver o gestionar la información de su portal hasta la fecha: i) Que la empresa empleadora sea Cliente de ControlRoll ii) Que su fecha de finiquito o desvinculación de la empresa empleadora haya registrado en el módulo de RRHH. iii) Que la empresa empleadora inhabilite alguna opción disponible según políticas internas de ésta.
Con esto podemos garantizar que las empresas que deseen solicitar a la dirección correspondiente la autorización para el manejo de documentación electrónica centralizada, cumpla con Dictamen Nº789/15 de 16.12.2015, que a priori son: a) Acceso vía web por parte de un fiscalizador de la Dirección del Trabajo al sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral, mediante la consulta del Rut del empleador, ya sea desde una terminal de este Servicio, o bien, mediante computadores ubicados en el domicilio del empleador. b) Asegurar al fiscalizador un acceso irrestricto a la información almacenada, de forma permanente, sin obstáculos, y que la interconexión electrónica garantice el adecuado resguardo de la información. c) Permitir la impresión de la documentación laboral y su certificación digital si corresponde. d) Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir. El mismo pronunciamiento, describe detalladamente los documentos laborales que pueden ser objeto de almacenamiento, creación y firma electrónica, como también los criterios a seguir para evaluar la procedencia de cualquier otro tipo de documento que nazca a causa de la relación laboral. Desde el punto de vista de los requisitos para el uso de la plataforma por parte de los trabajadores, según la doctrina institucional (Ordinario Nº4890 de 17.12.2003), se estima que: a) Los trabajadores deben consentir expresamente que la documentación laboral sea generada, firmada y remitida electrónicamente. b) El sistema debe enviar de forma automática, el documento generado electrónicamente al email de uso particular que el trabajador haya informado.

e) La firma electrónica facial de documentos laborales será tan válida como una de puño y letra, logrando garantizar que cada firma facial se realizará mediante la App con su enrolamiento de FaceID según Ley #19799 sobre SOBRE DOCUMENTOS ELECTRONICOS, FIRMA ELECTRONICA Y SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN DE DICHA FIRMA.



Tips y Buenas Prácticas

1) Evitar la opción “Rol de Turno auto.” que se encuentra en el tablero operaciones de la ficha del colaborador en el módulo de RRHH. Principalmente recomendamos evitarlo ya que al no exigir rol y un usuario olvidará generar un proceso de desvinculación se estaría generando remuneración a colaborador sin alertar excepción de no tener rol planificado.

2) Generar procesos de remuneraciones de manera semanal Con esto se puede visibilizar las excepciones de remuneraciones, ya sea por la parte operativa, rrhh u operaciones de manera temprana, logrando un proceso final de mes más expedito y visado.

3) Realizar las recomendaciones recibidas por alertas de ControlRoll Cada alerta que llega a nivel de usuario es una configuración realizada por su gerencia o jerarquía superior que ha configurado dicha alerta según las políticas de su compañía. Esta alerta que recibe es la acción a realizar alguna gestión de su cargo esta definida por su compañia. Por ejemplo si llega una alerta de personal con 'x' faltas consecutivas, ésta es la acción a desvincular o al menos observar la situación para corregir con permisos o ingresos de asistencias tardías si aplicase. Otro ejemplo es una Alerta de marcación de FaceID fraudulenta; Con esta alerta el usuario que la recibe debería generar amonestación, llamado de atención o bien lo que en su procedimiento interno la compañía haya configurado. Lo importante es que la compañía configura una alerta para realizar una acción.





Términos y condiciones de uso 2019-2020
Última actualización 01 de Julio del 2019
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